Une dématérialisation ne se résume pas uniquement par une tendance. Elle comporte de gros enjeux lors de la transition numérique des PME ainsi que des administrations. Le processus se définit comme le changement d’un support papier des informations et des ressources matérielles d’un groupe vers un format digital ou numérique. Plusieurs types de dématérialisation existent actuellement. Il y a la dématérialisation native qui consiste à créer directement les fichiers ou le document sur un support numérique. Ensuite, on retrouve la dématérialisation a posteriori. Le document arrive sous forme de papier, et doit être traité avec plusieurs procédés pour devenir un document numérique certifié. La méthode s’est progressivement démocratisée au fil du temps grâce à l’émergence des solutions GED ou de gestion électronique des documents.
Quels sont les intérêts de la dématérialisation ?
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La dématérialisation des documents nécessite du temps et dégage un coût. Par ailleurs, l’entreprise devra prévoir quelques changements afin de s’habituer à la transformation digitale. Ces éléments figurent parmi les excuses citées par les dirigeants de PME afin de ne pas se lancer dans le processus. Toutefois, plusieurs avantages non négligeables découlent de l’application du procédé. Le premier motif pour migrer vers le digital concerne le gain de place. Les documents physiques nécessitent un espace de stockage au sein de l’entreprise. La dématérialisation permet d’éviter les encombrements excessifs liés au stockage physique. Après la conversion, les documents pourront être stockés dans un serveur ou dans le Cloud. Un autre avantage résultant de la démarche concerne l’optimisation de la productivité. Les documents numériques sont faciles à stocker et à trouver. La PME bénéficie d’une meilleure traçabilité de ses documents importants. Les équipes peuvent accéder aux fichiers sans quitter leurs bureaux. L’accès aux contrats ou aux factures demeure possible, même si le collaborateur n’est pas sur place. La dématérialisation améliore la manière de transmettre, de stocker et de traiter les documents. Enfin, le processus est synonyme d’économie. Les fichiers numériques épargnent l’entreprise de l’achat de papier et d’encre. Il est possible aussi de réaliser des économies dans la location d’immobilier d’entreprise. Print Value, expert en solutions de gestion documentaire pour PME & ETI, est un acteur capable d’aider dans les diverses démarches de dématérialisation.
Zoom sur les limites de la dématérialisation
Toutes les pièces justificatives peuvent être numérisées : relevés bancaires, bulletins de paie, factures, contrats. Depuis mars 2000, les documents numériques possèdent une valeur identique aux documents en papier. Néanmoins, la valeur légale d’un fichier numérique est reconnue comme un original que si sa conversion respecte les normes. Le document demeure par contre une simple copie numérique si le le processus de numérisation n’a pas été correctement respecté. L’authenticité d’un document devient probante qu’après la phase de certification. Un autre problème réside au niveau de la sécurité. Les documents numérisés finissent dans le Cloud ou sur le serveur. De ce fait, ils ne sont plus à l’abri des pirates informatiques et de la concurrence. La question de sécurité existe néanmoins, quel que soit le format d’un document. De plus, plusieurs logiciels de sécurité et de cryptage sont prévus pour garantir la sécurité des données confidentielles.
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